La modalità di rimborso delle spese, che sono state anticipate da un dipendente o da un collaboratore durante lo svolgimento della sua attività e nell’interesse dell’azienda, potrebbe sembrare un argomento banale.

Non è così, dal momento che esistono varie modalità per effettuarlo, molto diverse fra loro sia dal punto di vista pratico che da quello di tassazione e deducibilità.

Va da sé che non esista un’opzione che è universalmente migliore delle altre: ognuna si adatta in maniera diversa alle esigenze dell’azienda e del lavoratore o del professionista cui il rimborso deve essere riconosciuto.

In questo articolo analizziamo le diverse modalità di rimborso delle spese per viaggi e trasferte sostenute da amministratori (non professionisti) e dipendenti/collaboratori di aziende.

Il rimborso chilometrico nonché tutti gli aspetti connessi all’eventuale detraibilità dell’Iva e alla differenza di trattamento nel caso in cui la spesa fosse sostenuta dal socio o dal titolare della ditta saranno oggetto di approfondimento nelle nostre prossime pubblicazioni.

Rimborsi spese: il concetto di trasferta e l’imponibilità fiscale

Prima di tutto, è bene definire il concetto di “sede di lavoro”.

Solitamente è individuata nel contratto che intercorre con il lavoratore; secondo la legge si definisce in questo modo qualsiasi luogo cui il lavoratore acceda, anche saltuariamente, per svolgere la normale attività lavorativa nell’ambito delle mansioni affidategli. La trasferta, di conseguenza, è l’esercizio temporaneo della prestazione lavorativa, da parte del dipendente o del collaboratore, al di fuori della sede ordinaria di lavoro.

È poi necessario fare una distinzione e mettere in evidenza il diverso trattamento previsto dalla legge per le trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale, rispetto a quelle effettuate all’interno dello stesso.

Se nel contratto è individuata chiaramente una sede ordinaria, essa costituisce il riferimento; in caso contrario, l’Agenzia delle entrate specifica che occorra fare riferimento al domicilio fiscale del collaboratore.

Per le trasferte all’interno del territorio comunale, eventuali rimborsi o indennità erogati ai dipendenti concorrono a formare il reddito e quindi risulteranno soggetti a tassazione (con l’unica eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto che siano comprovate da documenti che provengono dal vettore).

Nel caso di trasferte fuori dal territorio comunale vale invece la regola generale della non imponibilità del rimborso, con alcune eccezioni specificatamente individuate dalla normativa.

La documentazione necessaria per la deducibilità dei costi da parte del datore di lavoro e il rimborso delle spese sopportate da parte del dipendente o collaboratore è la lettera di incarico (con l’indicazione del luogo e dei tempi di svolgimento), con la quale l’azienda o l’ente autorizza ad effettuare la trasferta e comprova l’inerenza con l’attività lavorativa.

Riguardo alle modalità di rimborso, il nostro ordinamento prevede tre distinte sistemi alternativi:

  • il rimborso forfettario (come indennità di trasferta);
  • il rimborso analitico (supportato da documenti giustificativi a piè di lista);
  • il rimborso misto (in parte documentato e in parte quale indennità di trasferta).

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Rimborso forfettario delle spese di trasferta per dipendenti e amministratori

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Il rimborso forfettario consiste in un’indennità prestabilita e corrisposta a prescindere dalle spese effettivamente sostenute dal dipendente/collaboratore/amministratore

Per l’azienda non sono previsti limiti di deducibilità dal reddito (salvo per le spese di vitto e alloggio deducibili nel limite del 75%).

Il rimborso forfettario non concorre alla formazione del reddito da lavoro fino ad un importo massimo giornaliero (valido anche per trasferte inferiori alle 24 ore). Possono essere escluse dal massimale solamente le spese di viaggio, documentate sotto forma di biglietti o di rimborsi chilometrici (rimborsati a piè di lista), che non sono comunque parte dell’imponibile.

In pratica bisognerà conteggiare come reddito solo la parte di rimborso che eventualmente ecceda l’importo di 46,48€ per le trasferte fuori dal territorio comunale ma effettuate in Italia e di 77,46€ per le trasferte effettuate all’estero. La modalità di rimborso forfettario non prevede che le spese di vitto ed alloggio vadano documentate in alcun modo.

Il seguente esempio consente di descrivere il concreto funzionamento pratico del rimborso forfettario:

  • Un dipendente dell’azienda Delta Srl si reca in trasferta per una giornata da Monza a Torino venendogli rimborsata una somma pari ad euro 100,00 così composta:
  • Euro 70,00 di indennità forfettaria;
  • Euro 30,00 per le spese di viaggio documentate dall’apposito biglietto.

Nella seguente tabella vengono riportati gli importi che dovranno essere assoggettati a tassazione e quelli che invece risulteranno essere esenti:

Tipologia di SpesaAssogettati a TassazioneEsenti
Rimborse Spese Forfettario23,52 (*)€ 46,48
Rimborso Spese di Viaggio-€ 30,00
Totale23,52 (*)€ 76,48

(*) pari a € 70,00 (spese di indennità forfettaria) – € 46,48 (limite giornaliero esenzione per le trasferte nazionali fuori dal territorio comunale)
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Rimborso a piè di lista o rimborso spese analitico: vitto e alloggio

La modalità di rimborso analitico “a piè di lista” non ha invece alcun limite d’importo per la tassazione in capo al dipendente: le spese sostenute dal lavoratore e rimborsate non concorrono alla determinazione del suo reddito, a condizione che sia fornita una dettagliata documentazione per giustificarle.

Per ottenere il rimborso spese “a piè di lista” il lavoratore deve presentare una nota spese (nominativa, dettagliata e debitamente sottoscritta), indicando i dati relativi alla trasferta ed allegando la documentazione necessaria: fatture per le spese di vitto ed alloggio, documenti di viaggio o ricevute per quelle di trasporto.

Eventuali spese non documentate (quali ad esempio mance, telefono) possono comunque essere rimborsate fino ad un importo massimo di 15,49€ per le trasferte in Italia e di 25,82€ per le trasferte all’estero. La parte di spese non documentate che eccedesse questa quota sarà da conteggiare come facente parte del reddito del lavoratore.

Relativamente alle spese per vitto e/o alloggio sono cumulativamente deducibili per l’azienda/ente nel limite massimo giornaliero di €180,76 per le trasferte in Italia (al di fuori del territorio comunale) e di €258,22 per le trasferte all’estero. Quelle sostenute nell’ambito comunale soggiacciono al limite di deducibilità del 75% per l’azienda.

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Rimborsi spese dipendenti ed amministratori: i rimborsi misti forfettari e piè di lista

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Esiste poi una terza via per regolare il rimborso delle spese: quella di adottare un approccio misto fra le due modalità precedenti.

Questa soluzione è assolutamente intermedia tra il sistema di rimborso analitico e forfettario, in quanto prevede, oltre al rimborso analitico delle spese elencate nella nota presentata, che sia corrisposta anche un’indennità di trasferta. Nello specifico è possibile riassumere in questo modo la norma in esame: nel momento in cui vengono rimborsate con il metodo analitico le spese di vitto e alloggio, il datore di lavoro può eventualmente riconoscere un’indennità forfettaria esente da tassazione fino al raggiungimento di uno dei due seguenti limiti stabiliti:

  • € 30,99 al giorno per le trasferte in Italia ed € 51,65 nel momento in cui la trasferta è stata effettuata all’estero (questi massimali sono pari a 2/3 di quelli previsti per il metodo di rimborso forfettario) – qualora l’azienda rimborsi al dipendente in forma analitica o le spese di vitto o le spese di alloggio;
  • €15,49 al giorno per le trasferte in Italia ed euro 25,82 per quelle all’estero (questi massimali sono pari a 1/3 di quelli previsti per il metodo di rimborso forfettario), qualora l’azienda rimborsi al dipendente entrambe le spese in forma analitica.

In aggiunta a questi rimborsi, per questo metodo è inoltre previsto che possano essere riconosciute dal datore di lavoro anche tutte le spese di viaggio e di trasporto senza che concorrano alla formazione del reddito del lavoratore se analiticamente documentate. Eventuali ulteriori tipologie di spesa, anche se analiticamente documentate, dovranno essere invece assoggettate interamente a tassazione.

Il seguente esempio consente di dimostrare il funzionamento pratico del metodo misto:

  • Un dipendente della ditta Gamma Srl si reca in trasferta per una giornata da Perugia e Foggia e gli viene rimborsata una somma pari ad euro 210,00 così composta:
  • Euro 100,00 per il rimborso del vitto documentato con le relative ricevute fiscali;
  • Euro 50,00 per indennità forfettaria;
  • Euro 50 per le spese di viaggio documentate
  • Euro 10,00 per il rimborso di ulteriori spese in alcun modo documentate.

Nella seguente tabella vengono riportati gli importi che dovranno essere assoggettati a tassazione e quelli che invece risulteranno essere esenti:

Tipologia di spesaAssoggettati a tassazioneEsenti
Rimborso del vitto documentato-€ 100,00
Indennità di trasferta€ 19,01 (*)€ 30,99
Rimborso delle spese di viaggio documentate-€ 50,00
Rimborso di ulteriori spese non documentate€ 10,00-
Totale€ 29,01€ 180,99

(*) pari a € 50,00 (spese di indennità forfettaria) – € 30,99 (limite giornaliero esenzione per le trasferte nazionali fuori dal territorio comunale)

Il tema dei rimborsi delle spese anticipate da dipendenti, collaboratori e amministratori è oggi di assoluta attualità.

Esso verrà quindi ulteriormente trattato nei nostri prossimi articoli nei quali si presterà particolare attenzione ad altri specifici aspetti connessi a questa tematica.
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