La scheda carburante è un documento che serve per dimostrare i costi sostenuti dal professionista o dall’impresa per l’acquisto di carburanti o lubrificanti, destinati ad automezzi e autovetture utilizzati nello svolgimento della propria attività.

La puntale compilazione della scheda consente di documentare correttamente l’acquisto effettuato e di garantire la deducibilità della spesa sostenuta e la detraibilità dell’IVA [con le limitazioni consentite] secondo le modalità previste dalla legge.

Bisogna però rilevare che fin dalla sua introduzione si è sempre più diffusa, tra i professionisti e le imprese, la “tendenza” di riportare nelle schede carburanti valori maggiorati, con il fine ultimo di ottenere un maggior importo di spese deducibili dai propri guadagni.

Non è così inusuale, infatti, la pratica di farsi mettere qualche timbro da un benzinaio compiacente, quando si avvicina il periodo della dichiarazione dei redditi, e di conteggiare spese che effettivamente non si sono sostenute.

Per poter ovviare a tali abusi il Governo, con la Legge Finanziaria 2018, ha deciso di eliminare, a partire dal prossimo 1° luglio, le schede carburanti.

Da tale data [salvo la concessione di ulteriori proroghe], l’unico modo per il professionista e l’azienda di documentare i propri acquisti di carburanti e lubrificanti sarà quello di servirsi della fattura elettronica; inoltre la possibilità di dedurre la spesa sostenuta e detrarre la relativa IVA sarà garantita esclusivamente quando il rifornimento sarà pagato con un metodo tracciabile [carte di credito, di debito o prepagate, bonifico bancario o postale, assegni ecc.].
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Chi è obbligato a documentare l’acquisto di carburanti tramite fattura elettronica?

Gli acquisti di carburante effettuati presso le stazioni di rifornimento, da parte dei soggetti IVA, dovranno essere necessariamente documentati con fattura elettronica.

Anche i contribuenti ex minimi e forfetari dovranno certificare l’acquisto con fattura elettronica del gestore dell’impianto o della compagnia petrolifera [ricordiamo che per i contribuenti in regime forfetario non è comunque già di per sé possibile scaricare il costo in questione].

Stesso discorso si applica anche ai soggetti IVA che sono attualmente esonerati dall’utilizzo della scheda carburante, in quanto effettuano rifornimenti di benzina o gasolio esclusivamente con carte di credito, debito o prepagate e contabilizzano l’IVA a credito – e il costo del carburante – tramite l’estratto conto bancario o della carta di credito.

Anche per questa tipologia di soggetti si ritiene che dal prossimo 1° luglio valgano le nuove disposizioni relative alla fattura elettronica.

L’obbligo di certificazione, mediante fattura elettronica dell’acquisto di carburante, sarà escluso nei confronti dei soggetti privati, intesi come quei soggetti non aventi partita IVA.

Da quanto appena sottolineato ne deriva quindi che i professionisti, gli imprenditori [e in senso più generale i possessori di partita IVA], nel momento in cui effettuano il rifornimento, dovranno obbligatoriamente richiedere l’emissione di una fattura elettronica per poter documentare correttamente l’operazione stessa.
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Come deve comportarsi il professionista / l’impresa quando acquista carburante?

Per il professionista o l’imprenditore si apriranno due scenari distinti.

1] Il primo consente di effettuare il pagamento del rifornimento servendosi di una carta carburante emessa dalla relativa compagnia petrolifera che provvederà ad inviare la fattura analogica direttamente al cliente entro fine mese [tale fattura farà presumibilmente riferimento a tutti i rifornimenti effettuati nel relativo mese].

2] Il secondo prevede invece il pagamento del carburante acquistato servendosi di un mezzo tracciabile [carte di credito, di debito o prepagate, assegni, bonifico bancario o postale, ecc.] con la contestuale emissione della fattura elettronica da parte del gestore della stazione di rifornimento.

Chiaramente nel momento in cui il professionista o l’impresa, dopo aver pagato il rifornimento con uno strumento tracciabile, non avesse modo di richiedere la fattura elettronica al gestore della stazione di rifornimento [perché al momento non presente], potrà servirsi della ricevuta rilasciata per richiederla, presumibilmente entro le 24 ore, alla compagnia petrolifera, tramite i servizi online dedicati.

In alternativa, sempre entro le 24 ore e sempre munito della ricevuta rilasciata, potrà recarsi nuovamente alla stazione di rifornimento per richiedere la fattura elettronica direttamente al benzinaio.

Attualmente sono in corso diversi studi diretti a rendere questo processo di fatturazione elettronica il più agevole possibile sia per i professionisti/imprenditori che per i gestori delle stazioni di rifornimento.

Una delle soluzioni allo studio si basa sulla tecnologia QR, ossia sull’attribuzione di un QR code che, una volta letto, consenta di risalire direttamente a tutti i dati dell’acquirente. Questo codice QR verrebbe letto da uno strumento messo a disposizione del gestore della stazione una volta effettuato il rifornimento, evitando in questo la trascrizione manuale di tutti i dati dell’acquirente.

Tale codice potrà essere richiesto direttamente dal professionista o dall’impresa tramite la registrazione sul sito dell’Agenzia delle Entrate o su un altro sito associato.

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Cosa è necessario fare per poter ricevere la fattura elettronica?

Per poter farsi trovare pronti alla ricezione delle varie fatture elettroniche, l’impresa o il professionista dovrà munirsi di un proprio codice destinatario, indispensabile per l’implementazione del processo di fatturazione elettronica stesso.

Il codice destinatario rappresenta una cifra di 7 caratteri che identifica il soggetto a cui, per l’appunto, dovrà essere destinata la fattura elettronica.

Per poter ottenere tale codice sarà necessario accreditarsi [cioè registrarsi] al Sistema di Interscambio [SDI], canale di trasmissione attraverso il quale sarà possibile ricevere, inviare e gestire tutte le proprie fatture elettroniche.

In alternativa sarà possibile comunicare il proprio indirizzo PEC alla compagnia petrolifera [presumibilmente al momento della stipula del contratto per ottenere la carta benzina] o al gestore della stazione di rifornimento per poter ricevere al proprio indirizzo di posta elettronica certificata la fattura elettronica stessa.

Inoltre, come già accennato, nel momento in cui dovesse prendere piede la soluzione legata all’utilizzo del QR code, risulterà utile munirsi di quest’ultimo per rendere il processo di fatturazione elettronica il più agevole e immediato possibile.
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L’importanza della fattura elettronica

La fatturazione elettronica si configura quindi come l’unica modalità consentita per documentare e provare gli acquisti di carburanti e lubrificanti, acquisti che potranno poi essere scaricati esclusivamente quando pagati con metodi elettronici tracciabili.

È quindi necessario per i professionisti e per le imprese comprendere appieno che queste nuove disposizioni comporteranno un cambiamento radicale delle abitudini attuali, in particolar modo riguardo la gestione della documentazione utile a giustificare correttamente l’acquisto di carburanti e lubrificanti [al fine di poter aver diritto alla loro deducibilità, ai fini delle imposte dirette, e detraibilità, ai fini IVA].
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